Chronik eines Balls

Zum elften Mal organisieren Lions-Freunde in Darmstadt einen Ball, der inzwischen fester Bestandteil des gesellschaftlichen Lebens in dieser Stadt ist. Ehrenamtlich. Aber professionell. Es gibt allerhand zu tun. (Torsten Kretschann)


Noch 363 Tage

Es ist der 10. November 2013, gegen drei Uhr morgens. Die letzten Gäste verlassen das Darmstadtium. Leicht müde, doch mit strahlenden Gesichtern, liebe Freunde. Sie bedanken sich, loben den Ball und verschwinden in der jungen, kalten Nacht. Bald werden sie im warmen Bett liegen, während für das Team vom Lions-Club die Nacht noch nicht vorbei ist. Die Abräumkommandos formieren sich, die Tische werden geleert, die Dekoration verstaut und auch der Caterer belädt seine Fahrzeuge. Am Morgen beginnt bereits der Aufbau der nächsten Veranstaltung im Darmstadtium, da darf der Ball nur noch Geschichte sein. Erst gegen halb sechs geht das Licht im Saal und in den Katakomben endgültig aus. Das wars für dieses Jahr.

 

Noch 355 Tage

Sollte man meinen. Doch es ist ganz anders. Bereits in den folgenden Tagen findet die erste Manöverkritik statt. Was ist gut gelaufen, was kann man besser machen, was sollte man ausbauen. Und dieses erste Treffen des Festkomitees ist gleichzeitig der Kick-off der Vorbereitung für den nächsten Ball. Da sind es noch 355 Tage bis zum Sektempfang.

 

Noch 345 Tage

Erste Ideen für die Künstler des nächsten Jahres werden gesammelt. Sollen wir wieder zwei Main Acts haben? Oder die Gäste mehr Zeit zum Tanzen haben? Profis oder – im Sinne des Benefizgedankes preiswertere – Amateure? Und überhaupt, wer soll das alles bezahlen. Also wird Ende November der Preis der Eintrittskarten festgelegt, genauso wie die Preise für die Anzeigen im Ballheft. Noch 345 Tage bis zur Eröffnungsrede.

 

Noch 320 Tage

Und das Ende des Jahres kommt schneller als man denkt. Weihnachtsfeiern belegen viele Termine, so dass nur mit Glück ein Slot für das Festkomitee gefunden werden kann, das sich jetzt im monatlichen Rhythmus trifft. Es bleibt kaum Zeit, noch die letzten Aufgaben zu erledigen: Der Vertrag mit dem Darmstadtium wird unterzeichnet und Vereinbarungen mit Künstlern getroffen. Der Lions-Club beschließt während seiner letzten Mitgliederversammlung nach ausgiebiger Beratung schließlich über den Empfänger der Spende für das nächste Jahr. Mit dieser Information kann das Sponsorenkonzept für 2014 schließlich veröffentlicht werden. Es ist kurz vor Weihnachten und noch 320 Tage bis zum „Alles Walzer!“

 

Noch 281 Tage

Im Januar beginnt das große Nachdenken. Wie sollen wir den Kartenverkauf im diesem Jahr gestalten. Wir haben derzeit viele verschiedene Vertriebswege: Mündliche Anfragen, Mails, Sammelbestellungen und Bestellungen über die Homepage. Letztes Mal waren wir ausverkauft, deswegen ist es jetzt wichtig, einen einheitlichen, einfachen Bestellweg festzulegen. Damit wir auch wirklich in der Reihenfolge des Eingangs die Karten zuteilen können. Und es nachvollziehbar ist, warum wir Absagen verteilen müssen. Denn leider ist der Platz begrenzt. Da sind es noch 281 Tage, bis die Karten abgerissen werden.

 

Noch 243 Tage

Währenddessen ist unser Team Öffentlichkeitsarbeit fleißig. Die Informationen vom letzten Jahr werden gelöscht und neue Informationen eingepflegt. Die neuen Sponsoren werden angemessen dargestellt, die Liste der Tombolagewinne ist allerdings noch recht dünn. Da werden sich die Clubmitglieder noch ein wenig anstrengen müssen. Genauso müssen die Anzeigen für das Ballheft gefunden werden. Zum Glück fühlt sich jedes Mitglied unseres Clubs dafür verantwortlich, viele Inserenten zu finden, um ein möglichst gutes Ergebnis im Sinne unserer Spendenempfänger zu erzielen. Da sind die Einnahmen durch das Ballheft fest einkalkuliert.

Leider überschlagen sich die Clubmitglieder nicht beim Schreiben von Artikeln. Aber man kann ja nicht alles haben. Dankenswerterweise kommt die Zusage der Druckerei Frotscher, wie im letzten Jahr den Druck des Heftes kostenfrei zu übernehmen. Eine Sorge weniger und noch 243 Tage bis zur Ansprache des Schirmherrn.

 

Noch 180 Tage

Eigentlich hatten die Vorbereitungen für den Ball 2014 schon vor dem Ball 2013 begonnen. Rund drei Wochen vor dem Ball wurden die Werbeflyer für den Ball 2014 von der Agentur makanto in Groß-Zimmern entworfen. Ebenfalls ein Partner, der uns grosszügig und kostenfrei unterstützt. Zwei Tage vor dem Ball kamen die Flyer aus der Druckerei. Es gibt immer wieder eine Diskussion, ob sie auf dem Tisch liegen sollen um zu wirken. Um die Tische festlicher wirken zu lassen, haben wir am Schluss darauf verzichtet. Leider haben wir dann ganz vergessen, sie auszuteilen. In diesem Jahr werden wir die Flyer für 2015 vielleicht auf die Stühle legen.

Doch zurück zum aktuellen Ball. Inzwischen ist bekannt, wer die Ballspende erhält, welche Künstler auftreten werden. Die Informationen werden zusammengetragen und es wird ein neuer Flyer erstellt, gedruckt und verteilt. Und noch 180 Tage, bis wir die Flyer für 2015 auf die Stühle legen.

 

Noch 117 Tage

Jetzt hatten wir das so toll geplant: Am 30.06. sollte der Anzeigenschluss für das Ballheft sein. Dann kommt die Schlussredaktion dazu und Ende Juli kann das Heft gedruckt werden. Unser Ziel ist es, rund 70 Anzeigen einzusammeln. Drittelseiten, Halbe und Ganze. Allein, Ende Juni ist das Ziel noch nicht erreicht. Da werden wir wohl die Deadline verschieben müssen. Anfang August ist dann das Ziel erreicht. Jetzt muss nur noch dieser Artikel fertig werden, dann kann das Heft schon in Druck gehen. Noch 117 Tage bis zum Einlass.

 

Noch 103 Tage

Mit dem Caterer sind wir noch „dran“. Der bisherige hat uns den Laufpass gegeben. Es ist auch nicht einfach. Nur rund die Hälfte der Gäste isst etwas während des Balles. So kann der Caterer nicht kosten deckend arbeiten. Mit dem Essen wird nämlich das Geld verdient, um die Servicekräfte im Saal zu bezahlen. Doch das funktioniert nicht, wenn nur die Hälfte isst.

Über die Suche nach einem neuen Anbieter geht der Sommer dahin. Und er muss gut sein. Wenn das Essen ein Katastrophe ist, erzählen es alle weiter. Auch die Gäste, die gar nicht gegessen haben. Und so ein Ruf bleibt für Jahre bestehen. Und wenn es gut war, erzählt das leider niemand brühend heiß seinen Freunden. Es ist uns bisher gelungen, einem schlechten Ruf zu entgehen, da verlässt uns der bewährte Caterer. Wir sind trotzdem zuversichtlich, dass es uns diesmal wieder gelingt, alle zufrieden zu stellen. Die Gäste, die essen, und die Gäste, die das nicht tun. Noch 103 Tage bis zur Eröffnung des Buffets.

 

Noch 68 Tage

Inzwischen ist das Ballheft gedruckt und verteilt. Die Bestellungen für die Karten gehen ein und immer mehr Gewinne werden für die Tombola gespendet. Es ist jetzt Zeit, den Ablauf das Balltages zu planen. Ein Meeting folgt auf das andere. Zunächst gibt es ein Brainstorming mit dem Locationverantwortlichem. Als Marktmeister legt er fest, was und wer wo stehen wird, in welcher Reihenfolge aufgebaut wird und welche Künstler wann aufbauen, Ton- und Lichtproben machen. Danach die erste Besprechung mit der Dekoration. Welche Teams werden wann eingesetzt, beginnend mit dem Tisch decken und dekorieren, bis hin zur Verteilung der Lampen und Spots. Das alles kommt in die erste Version des Ablaufplans. Und es sind noch 68 Tage, bis die Lichter angehen.

 

Noch 29 Tage

Immer mehr Kartenbestellungen gehen ein. Die Arbeit der Tischplaner wird nun intensiver. Wer kommt, mit wieviel Personen, wer möchte neben wem sitzen, und vor allem, wer sollte nicht neben wem sitzen. Nächtelang werden Post-its auf großen Kreisen hin- und hergeschoben. Langsam nimmt der große Saal gestalt an. Von den Sponsoren und Spendern müssen Logos angefordert werden, um sie am Abend angemessen darstellen zu können. Manche möchten Ihre Folie für die Bühnenpräsentation sogar selbst gestalten oder durch ein Agentur gestalten lassen.

Unser Medienpartner, das Darmstädter Tagblatt, fordert nun vehement Informationen zum Ball ein. Wie im Vorjahr berichtet die Zeitung auf einer ganzen Seite vorab vom Ball und stellt ihn vor. Wir freuen uns darüber und antworten gerne. In 29 Tagen wird dann ein Reporter den Ball besuchen, um aktuell von seinen Eindrücken zu berichten.

 

Noch 2 Wochen

Jetzt geht es Schlag auf Schlag. Die Tombolalose müssen gekauft und die Tombola angemeldet werden. Die Eintrittskarten an die Gäste versandt und die Liste der VIPs für Fahrservice und Begrüßung erstellt werden. Noch 15 Tage.

 

Noch 1 Woche

Anschließend werden die Anzeigen für die Leitmonitore, den Bühnenhintergrund und die Ziehung der Tombola fertigestellt. Tischnummern werden gedruckt, Namensschilder gesteckt. Der Ablaufplan für den Balltag ist fertig und wird verteilt. Blumen für die Künstler werden bestellt, die Moderatoren schreiben fleißig an ihren Ansagen. Es ist nicht mehr viel Zeit, noch 7 Tage.

Alle und alles steht nun für den großen Tag bereit. 363 Tage Vorbereitungen, Absprachen und Planungen. Haben wir etwas vergessen? Haben wir jemanden nicht informiert? Ist unser Plan gut? Kein Schlachtplan überlebt bekanntlich den ersten Kontakt mit dem Feind.

Liebe Gäste, wir werden es am 8. November sehen. Und bis dahin wird es noch viel Arbeit, Streß und die ein oder andere schlaflose Nacht geben. Drücken Sie uns die Daumen, dass wir es hinbekommen. So wie letztes Jahr. Und dass Sie und wir viel Freude haben werden.

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